Un cuadrante de las herramientas de e-gobierno

Hace unos días estuve un rato hablando con Rafa Ayala en su podcast Desde dentro sobre tendencias en la e-administración. La cosa es que en esa charla me puse a pensar en un tema que llevo planteando desde hace años, que es sistematizar y clasificar las tecnologías del e-gobierno. A fin de cuentas, una pregunta recurrente es qué nos deparan las próximos años, en qué tendríamos que haber invertido y en qué habría que hacerlo en el futuro. Por otro lado, en mis tiempos de consultor de software dediqué bastantes horas a mirar el Cuadrante Mágico de Gartner para reconocer que es una metodología estupenda para esta función. Además, es una matriz, lo que llena mi espíritu geek de alegría. Así que, he aprovechado el inicio de año para hacer una primera propuesta de cuadrante de herramientas de e-gobierno.

El Cuadrante Mágico de Gartner

Posiblemente si has dedicado algo de tiempo a la tecnología te has topado con el Cuadrante Mágico de Gartner. Esta herramienta, a priori no es muy distinta de cualquier otra matriz de cuatro sectores, ya sea la del liderazgo, la de gestión de crisis o cualquier otra. Sin embargo, si le has dedicado unas cuantas horas de tu vida, reconocerás su valor y por qué es un elemento empleado con muchísima frecuencia entre los compradores de tecnología y genera cierto estrés a los responsables de productos tecnológicos. Para mi es casi como la guía michelín de las soluciones tecnológicas.

¿Cómo funciona el Cuadrante Mágico?

El cuadrante mágico no deja de ser una representación gráfica de dos dimensiones de un proveedor de bienes o servicios tecnológicos:

• El eje x que indica la plenitud de la visión de un mercado que tienen. Se trata de la comprensión que se tiene no sólo de las necesidades presentes y reales del público, sino, además, de la situación a futuro. Adivinan tendencias, guían a sus clientes e integran rápidamente la situación en el mercado.
• El eje y señala la capacidad de ejecución que tiene el proveedor. Esta capacidad incluye el grado de cobertura que pueden ofrecer esos proveedores, y suele estar relacionada con el músculo que tiene esa organización o producto. Cuestiones como cuántos usuarios puede cubrir, tiempos de despliegue, respuesta a incidencias, volumen de errores, etc… son importantes.

En función de estos criterios tenemos 4 tipos de proveedores:

• Actores de nicho. Son aquellos que tienen una pobre visión del mercado y una limitada capacidad de ejecución.
• Los actores visionarios son los que entienden el mercado, pero no tienen aún suficiente capacidad de ejecución
• Aquellos actores que tienen una alta capacidad de ejecución pero no controlan el mercado son los «challengers»
• Los proveedores o tecnologías que entienden bien el mercado y tienen buena ejecución son los líderes.

¿Cómo usar el Cuadrante Mágico de Gartner y por qué no nos vale para nuestra idea?

La idea del Cuadrante Mágico es muy simple. A la hora de buscar proveedores o soluciones miras el mapa de lo que hay y consideras las necesidades y condiciones de tu organización para ver dónde te mueves. Esto está marcado por dos temas. En primer lugar el precio importa: normalmente el liderazgo tiene precios más altos, más allá de porque se quiera o no, porque tanto el trabajo de entender el mercado como la capacidad de ejecución supone costes más elevados que no tenerlo. Por otro lado, no siempre necesitas alguien que entienda todo el futuro del mercado porque tú lo haces, o no necesitas una amplia capacidad de ejecución, porque tu organización no es grande o no es un recurso estratégico. El secreto es poder ubicar proveedores según tus necesidades y evitar consultas o búsquedas frustrantes o inadecuadas.

El cuadrante mágico es ideal para clasificar proveedores o herramientas de software y, desde luego, es de mucho interés para las AAPP a la hora de comprar. Sin embargo, lo que yo quiero es tener una foto de qué tecnologías hay y dónde ubicarlas para tomar una decisión acerca de qué implementar a medio plazo y qué escenarios se pueden encontrar. Por eso vamos a hacer el cuadrante de herramientas de e-gobierno.

El cuadrante de e-gobierno

Como decía, mi principal idea es tener un pequeño mapa acerca de qué tecnologías se pueden usar en el gobierno electrónico. Esto nos debería servir para poder tomar una decisión acerca de qué pasos seguir en la transformación digital del gobierno y las administraciones públicas. Incluyo el término gobierno, porque vamos a tocar también cuestiones de Gobierno Abierto, aunque sea someramente. En principio esto nos aportará dos bloques de información muy útiles:

• Lo que cabe esperar de una solución tecnológica tanto en su capacidad de cambio como en los riesgos y esfuerzos de la organización.
• La ubicación de unas soluciones respecto a otras que permitan tener una visión de conjunto que facilite unas estrategias de cambio más o menos organizadas.

Los ejes del cuadrante de e-gobierno.

El Cuadrante de Gartner se basa en competitividad en el mercado, tanto de conocimiento como de fuerza. En el caso que nos interesa queremos hablar de:

• Versatilidad de la tecnología: hay tecnologías que tienen poca versatilidad y otras que tienen mucha. La versatilidad no es ni buena ni mala, pero marca un equilibrio importante entre lo que se puede hacer muy bien y hasta dónde podemos utilizarlo. Las herramientas muy especializadas son muy poco versátiles, por eso dan resultados más sólidos, pero su impacto dentro de las administraciones es más limitado. Por ejemplo, un portal de contratación como tal suele tener un efecto muy limitado en una organización. No por eso es malo, simplemente el alcance para todos los departamentos es mucho menor que el de un gestor de expedientes. Ahora bien, en términos generales, es mucho más fácil poner en marcha un portal de transparencia que configurar todo un gestor de expedientes.
• Madurez de la herramienta: se trata de nuestro eje Y. La madurez sustituye esa capacidad de respuesta, pero puede aportar más o menos lo mismo: una idea de lo que va a costar implantarlo y el riesgo que encierra. En este sentido tendremos una idea muy clara de qué tecnologías van más sobre seguro y cuáles pueden tener implantaciones más flexibles (podemos experimentar más) y cuáles requieren menos aprendizaje (porque ya están más que contrastadas y asentadas).

La clasificación de herramientas para el e-gobierno.

A raíz de estas 2 dimensiones tendríamos estos 4 perfiles:

• Herramientas sectoriales: son aquellas que tienen una versatilidad baja y una madurez como herramienta tambien baja. Esto significa que tienen un entorno de aplicación muy concreto y limitado y que, sin embargo, no tiene suficiente presencia o consolidación para generalizar casos de éxito o una aplicación especialmente ágil. Podríamos decir que no tiene un valor de cambio muy profundo porque afecta a elementos muy concretos de una organización y, a su vez, no ofrece grandes resultados. Es el caso que tendrían por ejemplo algunos registros como el ROLECE.
• Herramientas especializadas: A diferencia de las anteriores tienen una aplicación localizada, pero tienen una madurez mayor. Las herramientas especializadas tienen una aplicación concreta con un alcance limitado en la organización, pero tiene se implantan con una relativa facilidad y con errores y problemas inesperados muy residuales. Hacen lo que tienen que hacer, pero no llegan a cambios estructurales porque su alcance es limitado.
• Herramientas innovadoras: las herramientas innovadoras tienen una visión generalizada pero una madurez todavía mínima. Su carácter innovador no es tanto una realidad como una posibilidad que dependerá, en gran medida, de la capacidad de gestión de la implantación y de la integración entre organización y solución. En todo caso, son las que pueden revolucionar más, dado que obligan a generar nuevos cursos de acción. La aplicación de la Inteligencia Artificial y la mayoría de las tecnologías pull entran aquí.
• Herramientas «mainstream». Son herramientas maduras y de aplicación general. Su alcance es muy grande en las organizaciones (afectan a todos o casi todos los departamentos) y su implantación debería ser relativamente rápida y sencilla. Las sedes electrónicas, los portales web o el gestor de expedientes entran en este área. Tienen una capacidad de alcance grande pero su capacidad de cambio es quizá algo más reducida al estar más normalizada su creación (es una implantación más rápida). Son la mayoría de las tecnologías push.

Interacciones y evolución.

Normalmente la posición de las herramientas varía. Aunque una herramienta nace con una vocación más o menos general, luego pueden evolucionar. Por ejemplo, una herramienta muy especializada (gestión de incidencias informáticas) puede adaptarse a gestionar la aprobación de expedientes financieros pasando a ser una herramienta de tipo transformador (sería una herramienta de uso más amplio pero que necesitaría cierta adaptación).

Las tecnologías también maduran con el uso y con los casos de implantación. Por ejemplo, en los últimos 7 años los portales de transparencia han cambiado enormemente. Han pasado de ser elementos sectoriales a ser especializados (no se aplican a toda la organización, pero ya funcionan bastante bien y se implantan más o menos rápido). Igualmente, una tecnología innovadora puede normalizarse y hacer que pase a ser muy común (por ejemplo, lo relativo a smart cities e IoT).

También podemos ir hacia atrás y una tecnología verse totalmente superada porque su aplicación sea menos adecuada o adaptada (por ejemplo, múltiples apps que han pasado de ser muy comunes a perder predicamento).

¿Qué elegir en el cuadrante de e-gobierno?

En términos generales, igual que pasa con el Cuadrante Mágico de Gartner, no hay herramientas mejores o peores, sino más o menos adaptadas a cada organización.

Las herramientas mainstrean deben asentar las funciones básicas y obligatorias de la organización. Esto es un matrimonio sencillo, porque generalmente son elementos o muy comunes o de obligado cumplimiento. El caso de las herramientas especializadas entra en términos similares, suelen ser obligatorias, pero con un ámbito de aplicación concreto. Cuando afecta a cuestiones vitales (contratación o RRHH) es necesario contar con un grado de madurez elevado.

El caso de las herramientas sectoriales corresponde a recursos que se pueden o deben tener pero que no afectan a lo vital de la organización. En muchos casos, herramientas de contratación o de transparencia, o sedes electrónicas no son especialmente importantes para una organización por diferentes motivos: tamaño, tipo de público, servicio…

Por último, las transformadoras pueden aportar un grado amplio de innovación pero requieren más recursos y esfuerzo por parte de la organización y del proveedor de la tecnología.

Así que lo normal es que una organización busque conjuntar diferentes opciones para consolidar su estrategia digital. Próximamente rellenaré el cuadro en un primer intento de clasificar diferentes herramientas en este cuadrante