La cosa de la mejora de portales de transparencia es que la gente pueda saber cosas sin ser una sibila.
La sibila de Cumas atendiendo una solicitud de derecho de acceso. Fuente.

Hace un tiempo tuve la suerte de colaborar con la Diputación Provincial de Castellón y el equipo de Borja Colón para las mejoras de su portal de Transparencia. En verdad mi aportación es pequeña, dado que Borja tenía claro que la prioridad pasaba por la automatización. Sin embargo, tuvimos ocasión de hacer unos cuantos cambios para hacer el portal algo más útil y para la ciudadanía. Y esto es lo que hicimos entre todos al plantear la mejora de portales de transparencia.

El 25 de septiembre, en el contexto de GIGAPP estaré con gente del Ayuntamiento de Madrid, Diputación de Castellón, CNMC, Universidad de Zaragoza, la FEMP, Vizzuality y Daniel Torres Burriel hablando en un taller de todos estos temas. Te puedes apuntar aquí.

Mejora de portales de transparencia: objetivos generales.

Cuando empezamos a trabajar, el equipo de la Diputación de Castellón:

  • Facilitar la consulta de la información que es quizá más interesante pero más dispersa. Este es el caso, por ejemplo, de los contratos. En la actualidad, por ejemplo, los contratos se actualizan automáticamente y aparecen en una tabla filtrable, ordenable y descargable dando una visión de conjunto de la contratación desde un único punto. Aquí mi participación fue nula. Esta fue la parte más importante del proyecto
  • Mejorar el uso del portal. En segundo lugar, querían un portal más claro y sencillo que pudiera ayudar a la gente a orientarse y conseguir lo que se propone. Este fue mi campo.
  • Conocer lo que interesa a las personas. Para ello implementamos con el equipo de El Arte de Medir Google Tag Manager, lo que nos permite conocer lo que la gente busca y los documentos y contenidos que tienen más interés, clasificándolo entre los que son indicadores del INDIP (la versión del ITA para las Diputaciones Provinciales) y los que no lo son.

Haciendo un portal de transparencia para las personas

Para hacer un portal útil para la gente necesitabamos saber lo que las personas esperan y lo que necesitan para obtenerlo. Esto nos llevó a trabajar en dos niveles

Nueva página principal del portal de transparencia de la Diputación de Castellón
Página principal del portal de transparencia de la Diputación de Castellón.

Lo que las personas esperan de un portal de transparencia

Lo primero a tener en cuenta es lo que las personas buscan del portal. En términos generales hablamos de “saber algo”. Quien recurre al portal tiene esta aspiración general, pero distinguimos en tres niveles:

  • Quieren saber algo concreto. Desde un contrato a una subvención, a una información sobre una empresa. Esa persona sabe lo que necesita y, con suerte, tiene una idea de cómo localizarlo. Es el equivalente a ir a comprar tus zapatillas para correr de la marca y modelo que sabes que te va bien.
  • Quieren saber algo, pero no saben qué exactamente. Por ejemplo, conocer la contratación de la diputación Provincial es una aspiración muy genérica. Me inclino a que se quiere saber el gasto, o el tipo de contrato o los adjudicatarios… un aspecto que tienen en mente, pero que no está totalmente identificado.  Es el equivalente a ir a comprar zapatos. Hay un conocimiento previo de la materia pero hay un trabajo de “búsqueda”
  • Quieren averiguar algo sobre una temática. Es el nivel más abstracto. Personas que quieren conocer aspectos sobre subvenciones o control presupuestario pero no tiene un conocimiento especial de la materia. Es el público más amplio, pero menos frecuente. Es el equivalente a ir de compras la tarde del sábado.
Clasificamos a los usuarios por su grado de conocimiento del portal  y por el grado de especificidad de información solicitadao. Cuanto más genérica es y más se conoce el portal,  más se tiende a la navegación, cuanto menos se conoce y más esepcífica es la información, más se tiende a la búsqueda. Si la información es muy específica, se opta al derecho de acceso.
Esquema básico de uso de portales y mecánicas para portales de transparencia. Elaboración propia

Perfiles de usuarios

 El segundo pilar es las condiciones de las que parten. Hay que considerar que hay dos elementos que inciden en esto: el conocimiento de la materia y el conocimiento del portal. Según sea uno u otro, tal y como contamos en la guía de análisis de portales de tranparencia, tenemos:

  • Visitantes ocasionales. No conocen ni el portal ni conocen en profundidad la materia. Hay que guiarles en la navegación. Es la base del mercado.
  • Visitantes interesados. Solo entran porque necesitan algo concreto en un momento dado que puede estar publicado (contratos públicos) o no (información sobre un servicio concreto).
  • Periodistas (documentalistas). Son perfiles con un conocimiento más profundo del portal (entran mucho) pero no necesariamente de la materia.
  • Especialistas. Son personas que conocen mucho de la materia pero no necesariamente del portal.

Pues con estos elementos empezamos a definir lo siguiente.

Mecánicas y dinámicas de los portales de transparencia

Hay tres mecánicas básicas en un portal de transparencia:

  • Navegación: las personas se mueven por menús hasta encontrar lo que buscan.
  • Búsqueda: Usan la caja de búsqueda para localizar la información que necesitan.
  • Transacción: El ejercicio al derecho de acceso. En este caso, dicha transacción se hace en la sede, pero es el portal el método más sencillo para llegar a él.

Definiendo el nuevo portal.

Lo que pretendíamos: libertad para las personas

Aunque hemos hablado de 4 arquetipos de navegación, como en las películas buenas, la gente tiene normalmente un poco de cada uno de ellos. Es más, como en las películas muy buenas, conforme navega, cambia cual prevalece. Por ejemplo, uno entra a ver que encuentra de subvenciones, y conforme va mirando datos se le ocurre que en 2016 pasó algo interesante y dentro de ellas, las de asociaciones juveniles, que luego las podemos querer comparar con los de otros años.

Lo ideal es que lo antes posible una persona pase de no saber lo que busca a saber exactamente lo que quiere saber.

Cuando empezamos el trabajo vimos realmente tres problemas:

  • La terminología del portal no era del todo orientada para el público externo. La conjugación de terminología normativa y de las prácticas del INDIP hacían una terminología muy útil para gente que conoce el entorno de los portales, pero no para el resto del mundo. Una pequeña paradoja de la transparencia.
  • Las mecánicas estaban muy aisladas. La búsqueda y el derecho de acceso se podían hacer sólo desde la página principal. Desde la navegación en diferentes categorías y páginas sólo  podías navegar, lo que inhabilita la fluidez entre mecánicas.
  • Falta de orientación. Queríamos facilitar el aprendizaje y valoración del público. Para ello convertimos el INDIP más en un activo que en una auditoría, y ayudamos a que la gente supiera qué le cabía esperar y hacer en cada etapa. 

Mejoras en el portal de Transparencia de la Diputación de Castellón

En términos generales, realizamos los siguientes cambios.

  • Mejora de la denominación y posición de los bloques. Se decidió mantener la nomenclatura “oficial” de las categorías. Creamos en la página principal subtítulos más sencillos. Por ejemplo, pasamos de “Relaciones con los ciudadanos y la sociedad” a “Servicios ciudadanos”. También las ordenamos por el volumen de consultas para cada bloque de información.
Subtítulos de categorías: Información sobre la diputación pasa a ser Diputación Provincial. Contratos públicos, conveniso y subvenciones pasa a ser Contratos y Subvenciones. Información económico presupuestaria pasa a ser gestión presupuestaria. Apoyo y servicios a los municipios pasa a ser servicios a municipios. Relaciones con los ciudadanos y la sociedad es Servicios a ciudadanos. Y la Planificación, evaluación y calidad pasa a ser rendición de cuentas.
Bloques principales de contenido.
  • Integración de mecánicas a lo largo de toda la web. Lo siguiente fue incluir una sección lateral en toda la navegación que permite lanzar preguntas e ir al derecho de acceso a la información público.
Bloques de búsqueda y botón de derecho de acceso.
Bloque de búsqueda.
  • Facilitar la comprensión de los indicadores. Aquí hemos hecho dos cosas. En primer lugar, hemos señalado los indicadores que forman parte de INDIP. ¿Por qué? Porque consideramos que  hace una selección de la información que es más relevante. Esto permite a la gente valorar qué enlaces son los que les ofrecen una información más importante sobre la diputación. En segundo lugar, hemos puesto iconos que indican si el enlace lleva a una página web o descarga un documento
Listado de enlaces. A la derecha, si son propios del INDIP tienen el logo de Transparencia Internacional. A la derecha iconos de si es una web o una página.
Listado de enlaces con atributos.
  • Orientar en el derecho de acceso. El último punto fue la creación de una página específica que indica cómo se ejerce el derecho de acceso y los pasos que se da en la sede electrónica. Simplificamos el lenguaje y las instrucciones sustituyendo el articulado, que era lo que había entonces.
Nueva página que explica el derecho de acceso, términos y pasos
Nueva página que explica el derecho de acceso, términos y pasos

Conclusiones.

La verdad es que el proyecto dio bastante juego. Abordamos una serie de cambios que, sin tocar la estructura de la página ni hacer complejos desarrollos, hace un portal más abierto y accesible a la gente. El proyecto sólo ha tocado aspectos de maquetación y rotulación y poco más.

La idea es poder poner a disposición de las personas que lo visitan medios que faciliten la toma de decisiones adecuadas para saber lo que quieren, incluso cuando no tienen una idea muy clara de qué es esto. Evidentemente, esto es sólo un punto de partida y, a lo largo del tiempo, tanto el portal como el público tendrán su propia dinámica y crearán un entorno diferente del que creamos en su momento. Pero en todo caso, partimos ya de una base más abierta a todo el mundo, que es a lo que queríamos llegar.

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