Un modelo para entender el teletrabajo en las AAPP

Mucho se ha hablado de el nuevo entorno que ha supuesto la pandemia del coronavirus en el mundo laboral. En términos generales quien no ha tenido que dejar de trabajar (tiendas de retail o servicios), o hacerlo en condiciones extremas (sanitarios, supermercados y demás), han tenido que meterse en el mundo del teletrabajo. Asistimos a una migración masiva de los espacios de trabajo a la esfera digital, con personas y organizaciones más preparadas y otras menos preparadas. Desde luego, la crisis del coronavirus marca no sólo una generación, sino posiblemente una época y tenemos la ocasión de estudiarla desde cerca. Así que, con curiosidad e interés, quiero hacer un estudio acerca de cómo se está viviendo este proceso. Para ello, además de explicarte cómo voy a analizar este fenómeno te agradecería que rellenaras esta pequeña encuesta y se la recomiendes a a tus amigos y contactos.

cuadro de la pena de Telémaco, de Angélica Kauffman, que ilustra este artículo sobre el teletrabajo
Telémaco apenado porque su padre no encontró la manera de resolver la guerra de Troya teletrabajando. Fuente

¿Por qué hacer una investigación sobre el teletrabajo ahora?

Si os digo la verdad no había un plan premeditado. Simplemente estaba preparando un debate con mis alumnos de la UOC y me di cuenta de que vivimos un momento inédito por dos cuestiones. En primer lugar, la situación es especialmente dramática, cosa sobre la que no voy a abundar. La segunda, es que tenemos la ocasión de tener muchos sujetos de estudio en condiciones muy diferenciadas personales y organizativas. Hay quien tenía todo listo (incluso quien teletrabajaba) y quien ha tenido que ir a toda velocidad a ponerse en marcha.

Por otro lado, lo específico de la situación me lleva a hacer esto un observatorio más a largo plazo. Ni las circunstancias de adaptación son idóneas, ni la administración está trabajando normalmente (no hay plazos, hay urgencias, hay muchas cosas cerradas, trámites suspendidos…) ni, desde luego los ánimos de muchos está para centrarnos. En todo caso, esto nos permite poder comparar la evolución de un cambio tan disruptivo e incluso intentar identificar cómo aspectos externos influyen en la percepción. Por eso mi idea es repetir este trabajo al menos en 6 meses y un año.

Como algunos sabéis, he ido preguntando algunas cosas en twitter para ver qué cuestiones se me podían escapar y como concibe la gente el problema. Esto me ha servido para ordentar temas y cuestiones y he podido dar con un esquema relativamente simple (con lo complejo que es un tema como este) para poder analizar los componentes: partimos de dimensiones en las que afecta el trabajo, pasamos a las herramientas que interactúan y, finalmente, sobre estos elementos vamos a aglutinar los temas que componen el trabajo. Es un esquema tentativo en el que posiblemente hayta elementos que falten, que sobren o que puedan moverse, pero creo que ha quedado completo.

Las dimensiones básicas del teletrabajo

Lo primero es ver qué dimensiones influyen en el trabajo y del individuo.

Area de acción: Individual/Colectivo

El primer bloque es el que se refiere al ámbito en el que actuamos e interactuamos. El trabajo tiene dos vertientes claras: la individual y la colectiva.

La parte individual corresponde a lo que nos afecta como personas. Esto tiene dos ramificaciones: las operativas (el trabajo que podemos hacer y las condiciones que nos podemos fijar de manera autónoma) y las condiciones que nos afectan de manera individual. Esto incluye, por lo tanto, desde la planificación y gestión de las tareas individuales a aspectos contextuales como la distancia al puesto de trabajo, los elementos de conexión, etc. Se trata de todo lo que afecta o gestiona una persona de manera individual.

En el plano colectivo están los elementos relacionales. El trabajo tiene una versión relacional en la que las personas interactúan entre ellas. Esto afecta a las condiciones individuales: o bien dependemos de otras personas para actuar, o la acción de personas o instituciones con las que trabajamos nos afectan. Esto nos dá menos autonomía pero aporta contexto y sentido a la acción.

Entendemo que la parte operativa individual tiene un avance y un impacto más rápido que los elemento colectivos.

Zona de impacto: Operativo/emocional

El segundo eje es el ámbito personal en el que influye. Tenemos el aspecto operativo y el aspecto emocional.

El aspecto operativo es el que corresponde a la realización de tareas más o menos mecánicas en el trabajo. Es, básicamente lo que hacemos, generalmente más concreto y definible.

El aspecto emocional es aquello que nos toca en el estado de ánimo, la identidad y la adscripción al grupo. En este caso no hablamos tanto del trabajo como del contexto y preferencias tanto personales como identitarias. Es decir, puede incluir desde el espacio de trabajo, la conducta o estética exigida en el lugar de trabajo a cuestiones de la cultura organizativa (valores de la organización, liderazgo, cultura interna).

Generalmente vamos a considerar que los elementos más operativos tienen un impacto limitado en los emocionales, mientras que al revés no es así. Las ventajas (y problemas) en el plano emotivo, tienen un impacto alto en los operativos.

Cuadrante de interacción de variables
Interacción de variables

Los componentes básicos del teletrabajo:

Hemos considerado cuatro elementos concretos que influyen en el teletrabajo:

Entornos

El entorno es el contexto físico de la realización del trabajo. Esto no incluye solo las oficinas, sino elementos adicionales como el desplazamiento, el espacio de trabajo o las normas de comportamiento requerido en cada espacio.

Los entornos se ubican en la parte más emocional del trabajo y junta las condiciones personales (quién soy/donde estoy) con las organizativas (dónde tengo que ir a trabajar).

Equipos

Los equipos son el segundo elemento físico y son las herramientas , redes, instalaciones y conocimientos para operarlos. Los equipos unen la parte individual con la operativa. Es decir, utilizamos los equipos para poder trabajar.

En términos generales esto no debería ser fruto de una distinción importante (uno trabaja con lo que le dan en el trabajo), pero en el teletrabajo me temo que mucha gente tiene que usar equipos propios (no solo ordenadores, teléfonos móviles, impresoras, conexiones domésticas, etc).

Software y tecnología

El software y las herramientas digitales se encuentran en la parte operativa y unen, en nuestro caso, la parte individual y la colectiva. Es decir, utilizamos las herramientas para compartir lo que hemos hecho con la organización y para recibir de la organización los imputs para nuestro trabajo. En este caso, hay herramientas más establecidas y sólidas (gestores de expedientes) pero también otras muchas que han salido al paso (whatsapps internos para la comunicación, por poner un caso que parece común)

Cultura de la organización

El último elemento es la cultura de la organización, que está en la parte colectiva y une lo operativo y lo emocional. En este espacio ponemos valores, principios, normas, preceptos e instrucciones, implícitos o explícitos que son los que marcan las reglas de interacción entre individuos y la valoración del trabajo y del papel de cada uno de ellos en la organiazación.

elementos relacionales

Los bloques analíticos del teletrabajo

Tenemos ya nuestro contexto: clasificar los elementos de análisis y los puntos tangibles que permiten mover la experiencia de las personas en la organización. Ahora vamos a clasificar los bloques que vamos a analizar con los diferentes componentes

Personal

El primer bloque es el personal y afecta exclusivamente a esa esfera excluyendo el elemento operativo. Incluye

  • El contexto de trabajo (espacio, desplazamiento, entorno familiar…)
  • La formación tanto técnica (como manejar los aparatos) como operativa (como realizar el trabajo en entorno digital)
  • Herramientas personales (en caso de que se utilicen) como el móvil, aplicaciones, ordenadores, conexión, etc.

Trabajo individual

El segundo bloque es el trabajo individual, elemento operativo que se hace de manera solitaria. Aquí incluimos

  • Herramientas corporativas (si se usan) como ordenadores y softweare que no es de gestión funcional (como los gestores de expedientes) sino de apoyo (mensajería, correo,…)
  • Los horarios, limitaciones y restricciones a disposición propia del trabajador (si lo hay)
  • La definición y posibilidad de realizar funciones en solitario
  • Las rutinas de interacción con el grupo (lo que concidiona estos horarios)

Tareas grupales

El tercer bloque son las cuestiones de trabajo en grupo, e incluye el análisis de:

  • Mecanismos de comunicación (oficiales y oficiosos o informales)
  • La gestión del tiempo
  • La coordinación
  • Los mecanismos de toma de decisiones y negociación (consenso, mayoría, decisión jerarquica)
  • Las jerarquías internas

Organización

Es el último bloque y no afecta tanto a las tareas sino al entorno y normas organizativas que afectan de manera general al trabajo de las personas. Esto incluye:

  • Los mecanismos de gestión de tareas y de trabajo (si se trabaja por procedimientos, por proyectos, por competencias o por funciones)
  • Las mecánicas y normas de trabajo: es decir, si se utilizan aspectos más flexibles o más procedimentales para regular comportamientos y acciones
  • La fijación de objetivos y metas tanto individuales como colectivas de manera concreta y explícita y sus posibles mecanismos de evaluación.
  • El liderazgo en la organización, es decir, si se percibe que existe un responsable con una visión que permite gestionar este cambio (aproximado al liderazgo de contignecia).

Todos estos elementos no influyen en la realización directa de tareas, pero facilita o dificulta la asimilación del sistema de teletrabajo.

Valoración personal

Este es, para mí, el punto realmente dependiente. No es tanto que crea que lo único a valorar del teletrabajo sea la satisfacción y percepción de las personas, como que me resulta imposible tratar otras variables como la productividad (en términos objetivos) o los resultados en la organización. Es decir, los únicos datos que estimo que podemos valorar son estimativos de las personas, y los vamos a clasificar en estos bloques:

  • Desempeño organizativo ¿se trabaja más o mejor?
  • Socialización: ¿Cómo valora la vinculación con las personas con las que trabaja?
  • Autonomía ¿como valora las condiciones de trabajo en una mayor autonomìa o discrecionalidad.
  • Realización ¿entiende que su trabajo en estas condiciones le hace sentirse más satisfecho o satisfecha con su vida?

Como digo, son elementos muy subjetivos y, además, la circunstancia es tan excepcional que los datos van a estar influidos por múltiples variables: tener a la familia en casa, la preocupación por la crisis, la falta de referentes de acción claros…pero eso es lo que lo hace interesante.

Diagrama explicativo de las variables y su ubicación en nuestro mapa. Puedes ver el mapa con más detalle aquí

Un pequeño estudio excepcional

Desde luego no son las condiciones ideales para hacer un estudio: ni he tenido tiempo para prepararlo en profundidad, ni las fuentes de datos van a estar limpias de contaminaciones (palabra muy en boga ahora). Sin embargo, es precisamente esta excepcionalidad la que hace que las circunstancias puedan ayudarnos a entender de manera muy comprimida la evolución de los cambios organizativos y el impacto en las personas y las organizaciones.

Por otro lado, creo que es realmente interesante la variable temporal: por un lado con el tiempo y la perspectiva ni los efectos del teletrabajo ni la valoración del mismo será la misma que en este apretón. Por el otro, el recuerdo y el relato es muy distinto cuando las cosas estén más tranquilas… Así que lo que quiero hacer es repetir el cuestionario en 6 meses y en un año para ver cómo ha cambiado la percepción (y las mecánicas de trabajo) y ver qué efectos duraderos genera esto en las organiaciones y en las personas.

¿Podéis ayudarme?

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