Tan pequeños y tan llenos de energía. Fuente

La semana pasada estuve en el congreso del CNIS presentando algo de lo que ya os hablaré. En este encuentro, referente en la cosa tecnológica para AAPP te enteras de lo que se está haciendo. Este año ante la nueva ley de contratos y las leyes 39 y 40, la afluencia de proyectos interesantes ha sido muy alta. Blockchain, smart, certificados, analítica, bigdata… todo esto ha traido proyectos realmente impresionante. Sin embargo, si hay algo que me ha gustado especialmente ha sido el trabajo de instituciones pequeñas y medianas. Con esto no quiero decir que los grandes proyectos no me hayan gustado (de todo hay) sino que los pequeños proyectos me han conquistado.

Porque en este país se habla mucho de las Pymes, pero poco de las PYMAPS (Pequeñas y Medianas Administraciones Publicas, si se me permite la licencia). Y es que, como dice mi amigo Xavier Colomés, el poder de los pequeños es tan grande como el de la mayor de las multinacionales.

Entendamos que por pequeños proyectos no tiene por qué ser sólo pequeñas administraciones. Hay algunos casos en los que en grandes ministerios hay proyectos controlados por un grupo pequeño que no tienen nada que envidiarle a un municipio mediano. La cuestión es que, como dice Jeff Bezos, un equipo de un proyecto debería de poder cenar en pleno con dos pizzas y debería sobrar. Esto no significa sólo que un equipo no debe ser nunca muy grande, sino que un proyecto nunca debería ser tan grande que no se pueda gestionar por un equipo así. Esto es más fácil, por pura lógica, en las organizaciones más pequeñas. Y es útil por estas cinco razones.

Las PYMAPs están pegadas a la realidad.

El camino más frecuente entre una gran administración y la ciudadanía es un estudio de calidad o una encuesta. No es el más corto (uno puede bajar a dónde se atiende al público y preguntar, pero es algo poco frecuente), pero sí el más común. De esta manera, cuando algo sale bien o mal hay que hacerlo, preguntar, recopilar, analizar y concluir y actuar. No estoy en contra de esto, pero lleva mucho tiempo. En una organización pequeña o mediana es muy sencillo que alguien a quien conoces use los servicios. Además esa persona te conoce, sabe lo que haces y posiblemente te cuente lo que va mal. Esto no sólo da rapidez a la retroalimentación: le da una cara.

Cuando alguien a quien conoces te dice qué es lo que no funciona y por qué no le funciona a esa persona, tienes un foco mayor que el de la mejor encuesta que se hace.

No es sólo eso, es que la transmisión de las decisiones que toman es, por lógica, más corta. Es decir, en un ministerio, desde que dices hasta que logras hacer, necesitas varias personas, comunicaciones y días. En una PIMAP posiblemente sea más fácil llegar a hablar con quien necesitas y explicarlo claramente en una sola mañana. Ninguna mensajería instantanea hace eso mejor.

En las PYMAPs ves los resultados de tu gestión.

Esta proximidad de la gestión  tiene otro valor añadido: la identificación. En un ministerio o consejería donde hay varias políticas y acciones a la vez que implementan diferentes departamentos. Al final, un proyecto que funciona como FACe, ha requerido muchas acciones de muchas personas. Al final, cuando algo sale bien (o mal) uno no acaba sabiendo si es cosa suya, o de quien ha diseñado el interfaz, el sistema de identificación de unidades, la certificación… Es decir, es muy difícil identificar qué es “lo que tú has hecho”.

Cuando alguien (o un equipo) hacen algo cuyos efectos ve en primera línea se identifica con ello. No sólo es que sabe si funciona o no. Es que además, la identificación que tienes con lo que has hecho es un añadido a la motivación.

En las PYMAPs conoces a los equipos y conoces a las personas.

Cualquier proyecto en un sitio grande un proyecto se escapa a manos de gente que ni siquiera conoces. Esto de por sí es normal, porque en una organización grande la especialización es necesaria y esto diversifica las personas. Sin embargo, esto aleja el proyecto, en el que acabas dependiendo de una persona que no conoces y que tiene legítimamente 20 prioridades antes que lo tuyo.

Conocer a las personas que van a participar en algún momento en el proyecto es importante. La gente es más propensa a hacer esfuerzos por otras personas que por normas, planes o previsiones. La inquietud e implicación también es mayor si conoces a quien te pide las cosas. Los equipos son personas.

En las PYMAPs las locuras están por regla general más contrladas.

Cuando alguien tiene pocos recursos y muchas necesidades, suele priorizar más los proyectos. No digo con esto que las cosas sean mejores siempre, que todas sean ideales o que todas funcionen. Sin embargo, en los 15 años que llevo con la cosa digital he visto proyectos enormes y costosísimos sin ninguna utilidad real (ni viabilidad). En ocasiones me he preguntado si el único motivo para lanzar estos proyectos es simplemente porque se puede, o porque hay presupuesto.

En el caso de las PYMAPs también las he visto, pero menos veces y, desde luego, menos costosos. Si, ya sé que en el tema rotonda y monumentos emblemáticos, las PYMAPs en España han llegado a la apoteósis de la locura. Afortunadamente, el tema electrónico es lo bastante poco visible (salvo las webs con más contenido político), como para que estas administraciones se lancen a locuras similares.

 

En las PYMAPs vives los proyectos.

Y es que al final eso es todo. En una gran organización desde el concepto hasta el final del servicio se pierde la vista y la memoria de lo que se ha hecho. En una organización pequeña sigues todo el proyecto desde cerca. La necesidad que lo motiva, la aceptación y condiciones, la definición, toda la construcción y la recepción… todo forma parte de la vida del mismo equipo. Un equipo que no ha necesitado esperar a otros recursos o medios, simplemente porque no los había.

Estos equipos son los que tienen la auténtica filosofía de start-up y no los grandes proyectos faraónicos.

 

Por eso a mi, lo que me gusta es escuchar estos proyectos. Porque son, realmente los que acaban entendiendo de qué va la Transformación Digital sin filtros

 

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