Mosaico en el que Hércules limpia los establos del rey Augías.
Hercules haciendo de Marie Kondo para el Rey Augías. Fuente

Uno de los fenómenos de actualidad es Marie Kondo. Vale, quizá no sea un fenómeno nivel la muerte de Chanquete en Verano Azul, pero para un mundo de información tan volatil ha llamado la atención. ¿Quién es Marie Kondo? Es una mujer que básicamente hace coaching de ordenar casas. Tiene un método de orden (Konmarie) que le ha hecho tener un cierto renombre y, ahora, a tener un programa en Netflix. El programa ha venido a llenar el hueco de mis siestas de fin de semana que antes ocupaban los Gemelos Scott. Bueno, la verdad es que mi tendencia, que algunas personas podrían llamar “manía” hacia el orden, hace que mis siestas de fin de semana estén suspendidas.

El caso es que Marie Kondo ha generado mucha conversación porque parece ser que dice (o eso dicen) que basta con tener 30 libros. No he llegado a ese episodio, sin embargo, con lo que llevo puedo deciros que de esta entrañable y sonriente “ordenadora” las Administraciones Públicas podrían sacar, al menos, 6 lecciones en cuanto a servicios públicos digitales.

1. La infelicidad de la acumulación

Normalmente Marie Kondo llega a una casa donde una familia está infeliz. O bien discuten, o quieren iniciar una nueva etapa o cualquier cosa. Normalmente las casas son espectaculares. Parece que Marie Kondo encuentra a gente con síndrome de Diógenes. Entonces lo primero que dice nuestra asesora que revisen sus propiedades una a una y decidan que tiran y qué guardan.

Esto es algo que pasa en las webs públicas. En muchas de ellas nos encontramos una acumulación de contenido. Se coge todo lo publicado en algún momento y ahí se queda. El problema aumenta cuando lo ponemos todo en la página principal. Hay páginas que tienen más enlaces en el inicio que texto o imágenes. El hecho de tener demasiado contenido y demasiadas opciones provoca confusión e infelicidad. Así que, normalmente, cuando hago un proyecto de diseño o mejora de una web, reviso todo el contenido posible para ver qué hay.

2. La selección de lo que es importante

Pero si hay que tirar mucho, ¿Qué es lo que conservamos? Vamos a elegir lo que es importante. En este caso, Marie Kondo fija como criterio quedarse con lo que “sparks joy“, que “echa chispas de alegría”. Es un concepto confuso de explicar, pero muy claro de entender. Elegimos lo que es importante.

Vale, aquí tenemos que hacer una adaptación más gorda. Evidentemente, la convocatoria de ayudas para modernizar fachadas de inmuebles “emitan alegría”. Sin embargo, hay que considerar que hay un criterio igual de importante: crear valor. ¿Qué contenido debe tener una web? El que aporte valor a la organización y a la ciudadanía. En vez de coger lo que hay y ver que podemos quitar, mirar a ver qué tenemos que mantener. Leugo ya iremos haciendo más cuestiones.

3. Ordenar por categorías y no por espacios

Después de revisar y decidir qué se tira y qué no, llega el momeno de ordenar. El primer consejo, para mi fundamental, es ordenar por categorías y no por espacios. Es decir, no dejas las cosas donde tengas hueco, sino que pones las cosas juntas en un espacio definido. Es la diferencia que tengo yo en mi cocina (ordenado por categorías) y mis maletas (que las hago rellenando huecos). Esto puede parecer complicado pero tiene toda la lógica. Cuando tienes que buscar, por ejemplo, harina, la busca donde tienes todas las harinas. No en ese espacio entre las sartenes donde había un hueco para la ese paquete de harina.

Esta es otra cuestión que resuelve problemas de las webs públicas. Es relativamente sencilla encontrar la información sobre un servicio en la concejalía del ramo. O los trámites por un lado y las subvenciones por otro, como si para obtenerlas bastara con bailar la danza de la lluvia. Montas categorías coherentes y agrupas.

4. Ordenar para que puedas ver lo que tienes

Una de las cosas más tremendas del fenómeno Marie Kondo es cómo dobla la ropa. Tiene un mecanismo en el que hace las camisetas y los pantalones pequeños paquetes que se mantienen en pie. El propósito de todo esto es que abras un cajón y puedas ver de una sola vez todo lo que tienes disponibles. A mi, personalmente, me ha resultado la mar de práctico. Luego esta mecánica la repite con todo, desde los libros a los tuppers (todos tumbados de lado en un cajón.

Una cosa básica es tener las cosas ordenadas pero que se vean. Aunque es verdad que hoy en día Google te lleva a casi todos los sitios, tiene la limitación de llevarte a los sitios que sabes que existen. La arquitectura de contenidos tiene que permitir manejar un número de opciones manejables pero que indiquen lo que hay por debajo de ellas. Por ejemplo, no podemos despachar todos los servicios en un apartado que ponga “servicios” sin nada por debajo.

5. El komono

El komono son las cosas que no son ni ropa, ni papeles ni libros. Es decir, todo lo demás. El komono es esa categoría amplia y diversa que es la gran mayoría de cosas que tienes pero que no tienen un orden o un mecanismo único de organización. Es decir, la ropa se ordena todo igual, como los libros y el papel, pero no podemos ordenar igualmente los platos que las fotos.

Pues en las webs públicas pasa un poco lo mismo: hay dos o tres cosas básicas que se pueden ordenar igual, y luego el resto. Por ejemplo, tenemos trámites, tenemos servicios y tenemos información sobre la organización. Todo lo demás, que puede ser desde resultados deportivos a normativa o notas de prensa, son el gran grueso del contenido que tiene una web pública. Lo dejamos para lo último porque todo lo demás tiene un orden mecánico, pero esto requiere una categorización más extensa (y a la vez mnás flexible).

6. Ordenar en cajas

¿Cómo ordenamos el komono? Pues ante tanta diversidad funcional en categorías y subcategorías. Es decir, pones una parte de la cocina para vajilla y otra para menaje, y dentro de la de menaje, un cajon para las sartenes y otra para las cacerolas (por ejemplo). Así es fácil mantener el orden. Pero claro, hay una cuestión más compleja, y es que hay una diversidad de tamaños que hace complicado mantener estas categorías. Es decir, imaginemos que tienes muchos botes de especias y los metes en un armario alto. Luego cuando tienes que buscar el comino es fácil que acabes subido en una silla metiendo la cabeza al fondo del armario. Pues bien, para estos casos, agrupamos en cajas.

En este caso tenemos lo mismo: hay contenidos muy diversos que podemos acumular en categorías, y dentro de eso, los más pequeños en pequeñas cajas de contenidos. Por ejemplo, un clásico habitual en las webs municipales es la consulta de los resultados deportivos escolares. Esto es komono (ni servicios, ni trámites, ni información) y, a su vez son muchos contenidos pequeños. Imaginemos un sitio donde cada tabla de resultados y clasificación fuera una web, con lo que, a 5 competiciones escolares de 10 semanas por año, son 50 páginas nuevas (o 5)… lo que acaba generando, de nuevo, una gran cantidad de contenido basura. ¿Por qué no empaquetarlo en una pequeña base de datos que permita consultar en una sola web cualquier tipo de contenido? Ahi tenemos nuestra cajita.

Bonus: comprometete a ser ordenado.

Claro, igual que cuando chicote se va de un restaurante, la pervivencia de los consejos de Marie Kondo tras su abandono depende del compromiso de sus “pacientes”. El orden es una cosa de todos los días y, a veces es sacrificado. LA verdad es que ahorraría tiempo si no tuviera que hacer 9 pliegues a mis camisetas. Sin embargo, se que con esos pliegues voy a ahorrar tiempo todos los días.

El orden de los contenidos digitales es también una cosa de todos los días. Lo más fácil es hacer una nueva página a demanda, pero volveríamos a tener un montón de basura, La solución es plantear trabajar sobre esa estructura y hacerla crecer si es necesario, pero no de manera infinita. Tener el contenido claro, ordenado y visible es costoso, pero compensa a quien crea el contenido, a la propia estructura de la web y a quien lo lee. Así que es un compromiso que vale la pena.


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