La planificación de la contratación pública: una reto a resolver

Hace ya unos meses os hablé del trabajo que estoy haciendo con Gobierto sobre las Plataformas de Contratación Pública. Después de dos años de trabajo intenso para llegar a integrar toda la información en una única plataforma, lanzamos el visor de contratos que empiezan a usar administraciones como Sant Feliu de Llobregat, Esplugues de Llobregat o Getafe sin tener que hacer más de lo que ya hacen. Sin embargo, hablar con las personas que trabajan en el mundo de la contratación, nos han llevado a dar un pasito más: la planificación de la contratación pública. ¿Qué entendemos por la planificación de la contratación pública?¿Qué es necesario para afrontarla? y, sobre todo ¿por qué es tan importante ahora? Venid y os cuento un poco más.

La obra Sisifo de  Antonio Zanchi ilustra este artículo sobre la planificación de la contración pública.
Responsable de contratación planificando la contratación mientras busca proveedores en PLACE y lee las dos últimas resoluciones del consejo consultivo de turno (imagen simulada: ningún técnico o técnica de contratación han sufrido en la elaboración de este cuadro). Fuente

La planificación de la contratación pública

El plan de contratación es un documento bien definido por el artículo 28.4 de la actual Ley de Contratos, que viene a decir en su artículo 28.4:

4. Las entidades del sector público programarán la actividad de contratación pública, que desarrollarán en un ejercicio presupuestario o períodos plurianuales y darán a conocer su plan de contratación anticipadamente mediante un anuncio de información previa previsto en el artículo 134 que al menos recoja aquellos contratos que quedarán sujetos a una regulación armonizada.

Guillermo Yañez lo explica de maravilla aquí. Es decir, es, como poco, un documento que recoge las necesidades de contratación de una Administración a lo largo de un ejercicio presupuestario o varios años. Esto supone, al menos dos cosas:

  • Saber qué es lo que vas a comprar: al menos una parte importante, lo que se tiene claro que hay que comprar
  • Publicarlo de alguna manera (hay prácticas de lo más diverso) para que, al menos, la colaboración con el mercado sea transparente y más dinámica.

Esto, en principio suena lógico. Tener ordenado lo que piensas comprar y avisarlo para que quien pueda ofrecerlo se prepare, es muy buena cosa. Más allá de eso, hemos encontrado que, de una manera o de otra, todo departamento de contratación intenta tener control de lo que viene, pero no siempre con la misma profundidad, ni publicado (o publicado en el mismo sitio).

¿Qué problemas encontramos por la planificación de la contratación pública?

Tras unos meses de hablar con mucha, mucha, mucha gente de la contratación pública, hemos encontrado que el principal instrumento de planificación de la contratación pública en España es… un Excel que suele completar y actualizar (cuando tiene tiempo), el departamento de contratación. Que Bill Gates me libre de hablar mal del Excel, que es una de las luces de mi vida, pero hay que recordar que es una herramienta genérica y que, dando mucho, da hasta cierto punto y no más. En términos generales, este panorama nos ha llevado a encontrar estos problemas:

  • La «ñapa» de último recurso. Muchas veces la falta de planificación hace que, por ejemplo, un contrato no se prorrogue pero que tampoco se saque su continuación, lo que lleva a prácticas, por así decirlo, irregulares, como último recurso.
  • El estrés del sistema. Si no sabes dónde vas a tener que estar mañana, posiblemente te tendrás que pasar el día corriendo. Se acumulan contratos a sacar, los plazos se quedan cortos, hay periodos de trabajo totalmente saturados y otros abandonados.
  • Descontrol de la acción de contratación. Si juntamos los casos en los que caducan cosas, con tener que ir corriendo de un lado a otro, la capacidad de controlar todo el proceso para poder evitar errores.
  • Limitaciones a la mejora: la mejora es hija de la disponibilidad de recursos (incluido el tiempo). Si hay que ir corriendo de un sitio a otro, no podemos pensar cómo mejorar cada uno de los asuntos que tenemos en la mesa. Más aún si no tenemos en cuenta una visión de conjunto de la contratación que permita mejoras globales.
  • Sobrecarga de los departamentos. Estamos hablando de muchísimo trabajo para, en muchos casos, como máximo, minimizar errores y sacar lo imprescindible adelante.

Todo esto en un momento en el que nos encontramos que la contratación pública es base para la recuperación económica. Si en un contexto «normal» esto era lo que pasaba, la prueba de esfuerzo que viene será más dura aún.

¿Cuáles son los problemas más frecuentes para planificar contratos?

Consultando con gente de distintos perfiles (departamentos de contratación, órganos gestores, secretarías, intervenciones, abogados y demás), hemos encontrado tres puntos de fricción realmente importantes.

  • El control de los contratos vigentes de la organización. Una organización pública tiene múltiples contratos en vigor. Parte de ellos están apuntados a extinguirse, otros pueden prorrogarse y otros tendrán que dar lugar a diferentes contratos. Mantener este control no es especialmente sencillo, dado que requiere no sólo saber lo que hay, sino qué opciones se tiene y cuánto tiempo supone llevarlas a cabo.
  • La comunicación con los órganos gestores. Los órganos gestores tienen sus necesidades de contratación, muchas de ellas ex novo, y no acaban de controlar los plazos y condiciones necesarias para poder conseguir el contrato que necesitan. Esto supone retrasos según sus previsiones, aumento a la tensión de los departamentos de contratación y una atención muchas veces parcial. Si no hay tiempo para gestionar, difícilmente lo habrá para coordinar.
  • Disonancias cognitivas entre Órganos Gestores y unidades de contratación. La división del trabajo es maravillosa porque permite especializarse. Sin embargo, esto exige la coordinación entre lo que se quiere (el órgano gestor) y quien sabe cómo conseguirlo (el de contratación). El equilibrio de conocimientos entre procedimiento y negocio es crítico, y con una estructura sobrecargada y tiempos acelerados, esta colaboración se complica. Como resultado, tenemos definiciones pobres de condiciones técnicas y cláusulas poco adecuadas.

¿Para qué planificar la contratación en las Administraciones Públicas?

Bueno, con todo lo malo que hemos dicho de no planificar, casi que podríamos decir que esto nos lo podríamos saltar. Evitar todos esos problemas a de por sí es muchísimo. Sin embargo, más allá de evitar problemas, la planificación de la contratación permite ir más allá de esto. Si podemos planificar la contratación pública tendremos:

  • Capacidad de organizar la contratación. Qué comprar cuando es necesario y de la mejor manera posible. Evitar picos de trabajo, periodos con carga irregular de trabajo y caducidades imprevistas
  • Contratación más transparente. Si la teoría de la relatividad se ha demostrado probando que lo que se dice en el plano teórico, se cumple, qué podemos decir de la ética pública. Saber desde el inicio del año lo que se va a contratar y en qué condiciones dificulta enormemente las irregularidades y corruptelas que tanto daño hacen.
  • Diseño de la contratación. Planificar es el primer paso para poder hacer estrategias efectivas. Ya sé que Drucker dice que la cultura de la organización se desayuna a la estrategia, pero si no tenemos capacidad de planificación me temo que la cultura se queda sin desayuno que valga. No tiene sentido hacer estrategias sin planificación, y, si a partir de la planificación, priorizamos y orientamos, empezamos a hacer compra pública estratégica.
  • Optimización de procesos. Tener orden permite detectar imperfecciones que mejorar y nichos de mejora en los procesos. A través del seguimiento de un plan encontramos cuellos de botella, o prácticas que permitan mejorar las prácticas de la organización
  • Aprendizaje organizativo. La colaboración entre órganos gestores y unidades de contratación permite la generación de un conocimiento organizativo que penetra en los actores de la organización.
  • Especialización efectiva: ya he dicho antes que la especialización es algo que está ahí, pero que en el batiburrillo de una contratación mal planificada, en el mejor de los casos no se aprovecha. La planificación del trabajo permite planificar el uso de recursos para aprovechar lo que necesitas en cada caso. Si planificamos, sabremos cuando necesitaremos la llave del Ikea para apretar la tuerca en vez de tener que usar un destornillador desvencijado que nos deje el tornillo sin cabeza (a quién no le ha pasado).

¿Qué hace nuestra herramienta de planificación de la contratación?

Nuestra herramienta de contratación básicamente se construye a partir de dos pilares:

  • Utilizar toda la información disponible sobre la contratación pública para facilitar la organización de tareas
  • Establecer un espacio colaborativo. Esto permite a las unidades de contratación y a los órganos gestores tener un uso compartido de los distintos proyectos de licitaciones en marcha.

Con todo ello, consigues:

  • Saber qué contratos tienes en vigor y cuál es su situación: A partir de la información en las plataformas de contratación, recogemos su situación, la fecha de terminación y la posibilidad de prórrogas. Esto te permite saber cuándo puedes prorrogar el contrato o cuándo hay que preparar uno nuevo.
  • Saber los contratos en preparación. El sistema permite crear proyectos de licitaciones, bien repitiendo datos de licitaciones anteriores que terminan, bien creando nuevos proyectos. Esto permite tener un seguimiento de qué contratos hay planificados, establecer hitos en la gestión, y la comunicación entre las personas implicadas
  • Encontrar mejores prácticas. Utilizamos todo el potencial de búsqueda que tenemos sobre las plataformas de contratación. Con ello podemos encontrar licitaciones similares por CPV, tipo de organización o (agárrate bien) por palabras. Basta ya de buscar quién ha sacado una sede hace poco para ver qué ha licitado: buscas sede electrónica y ahí tienes la información de qué proyectos han salido, quién los promovía, quién ha sido el adjudicatario y los pliegos.
  • Crear un repositorio de conocimiento. A partir de contratos y pliegos interesantes, añadir cláusulas y términos que puedan ser de interés para los proyectos. Esto permite la colaboración, a través de comentarios, nuevas anotaciones etc.
  • Impulsar las Consultas Previas a Mercado. No tienes que adivinar quién hace qué, simplemente buscas el término y encuentras dónde ha trabajado antes.
  • Realizar seguimiento de cada proyecto. En cada punto podrás ver la situación en la que se encuentra el proyecto antes de ser un expediente de contratación.
  • Publicar el plan de contratación y poder actualizarlo. El conjunto de proyectos genera el plan y, cada modificación, actualiza el plan.

Y todo ello en la nube. No hay necesidad de hacer instalaciones o actualizaciones.

https://youtu.be/YQV_tyUebxE

Y un poquito de mirar al futuro.

La cosa no para aquí. Ahora mismo sólo tenemos el estas funcionalidades básicas, pero estamos próximos a implementar algunas cuestiones de Inteligencia Artificial. De momento estamos avanzando con algunos elementos de analítica predictiva que eviten bajas concurrencias o prevean las variaciones entre el importe de licitación y el de adjudicación… y ese es solo el principio.

Además, queremos empezar a curar las cláusulas más frecuentes asignadas por CPVs o tipos de contacto para hacer un pequeño repositorio colaborativo y facilitar la localización de proveedores asociados a CPVs para agilizar las consultas previas.

¿Y qué puedes hacer para tenerlo?

Pues muy fácil, puedes contactarnos en contratos.gobierto.es y ahí puedes ver con algo más de detalle y, pedir una demo.

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