Con motivo de la llegada del éxodo masivo veraniego, todos podemos deleitarnos con los artículos habituales sobre la operación Salida. No me refiero a los millones de desplazamientos, las lamentables muertes, el precio de las gasolinas, o los reportajes sobre fiestas patronales. Me refiero a los artículos de consejos prácticos para la operación salida. Esta situación me recuerda un poco al supuesto éxodo masivo al procedimiento electrónico que supuso la llegada de las leyes 39 y 40 de 2015. Bueno, es verdad que no es que podamos llamarlo “masivo”, pero en todo caso, es complejo, importante y lo bastante serio como para que adaptemos parte de estos consejos a las Administraciones Públicas. Hablemos de la Operación Salida de la Administración electrónica.

Por el coche a punto.

Antes de comenzar el viaje conviene revisar el estado del coche. Esto suele suponer mirar los niveles y las ruedas, que es algo que puedes hacer solo. Luego, si el coche tiene tiempo, o lleva un rato sin revisar, conviene hacer un chequeo en el taller.

En el caso de las organizaciones públicas tendríamos estos dos niveles. En primer lugar, conviene hacer un inventario de cómo está la organización de personal, parque informático, procedimientos, etc. Todo ello a un primer nivel. ¿Por qué? Porque es mejor saber lo que falta y esperar a que las cosas estén bien a que “las ruedas patinen” en mitad de un proyecto, y generes una base de datos con información sensible en un entorno no seguro. Luego están las revisiones más en profundidad. Si, por ejemplo, tenemos que sacar un nuevo sistema de contabilidad adoptado a una nueva norma muy posiblemente ni lo sepamos ni tengamos manera de hacerlo. Ahí sí que podemos ir al taller.

No seas tacaño. Si crees que el coche no está muy allá, es mejor salir de dudas que jugarse la vida en un ataúd con ruedas.

Lleva el material de emergencia para los pinchazos.

Siempre puede haber pequeñas averías que podemos resolver si tenemos el equipo y aprendemos a hacerlo. Es decir, si se pincha una rueda y tenemos lo necesario para repararla (incluido el chaleco y los triángulos), podemos evitar perder tiempo y dinero llamando a la grúa.

En el caso de la Administración electrónica ocurre lo mismo. Uno no está del todo preparado para ataques como los recientes casos de ransomware, especialmente cuando estos son muy avanzados. Pero al menos tener una política de seguridad, un antivirus y los parches de seguridad aplicados nos puede evitar un sofoco y dedicar tiempo y dinero a arreglar las cosas.

¿Te da miedo no saber cambiar la rueda? No te preocupes, no es tan difícil, basta con acudir a un curso o, si ya te ha pillado, siempre habrá alguien que te pueda ayudar, pero yo prefiero ayudar a tener que ser ayudado.

Cumple el código de circulación.

Hay dos muy buenas razones para cumplir las normas. La primera, para que no te multen. La segunda, para no matarte.

En el caso de la Administración electrónica hay normas que hay que aprender en lo que te corresponde. Como mínimo los Esquemas Nacionales y la Ley de Protección de Datos tienes que tenerlas bien presentes. A esto hay que añadir estas que aún no están tan detalladas o claras (las propias leyes 39 y 40) pero, como diría cualquier guardia de tráfico “el desconocimiento de la ley….”Es decir, hay que conocer qué podemos hacer y qué no podemos hacer, o puede pasar cualquiera de las dos cosas.

Antes de salir, estudia y planifica el itinerario.

No improvises un viaje largo. Antes de salir estudia a qué hora estarás mejor, tendrás menos tráfico, te molestará menos el sol, etc. Además, es buena cosa que tengamos presentes los itinerarios alternativos, los posibles puntos de descanso o repostaje, etc.

Antes de iniciar un proceso de adaptación a la Administración electrónica es conveniente que te plantees cosas similares. ¿Cuándo puedo hacerlo? ¿En qué momento no será relegado por otro proyecto, o por una tarea muy absorbente como la preparación de los presupuestos? ¿Cuándo podría y debería frenar un poco el proyecto? Si no avanza lo bastante rápido ¿Qué otros proyectos podría iniciar para compensar parones o retrasos?

Como diría Starscream:

uno no puede hacer el primer movimiento sin tener claro el último.

No te obsesiones con la hora de llegar.

Las cosas tardan lo que tardan. Obsesionarse con una hora de llegada es exponerse a no descansar, correr asumir riesgos, etc. Es una experiencia muy mala llegar muy tarde, o que el viaje dure el doble, pero es una experiencia mucho peor tener un accidente de tráfico.

Un proyecto tecnológico que va con retraso es un horror. Un proyecto que arranca si o si, antes de estar preparado es directamente un infierno de (como poco) meses. Si hay que demorar el proyecto, demóralo, pero no lo arranques si la cosa no está en condiciones de funcionar, o directamente, perderás todo tu crédito, fiabilidad y legitimidad de tu organización.

Organizar el equipaje.

Tener mucho equipaje es algo consustancial a unas largas vacaciones. Cuando uno lo mete en el maletero se puede encontrar con que no todo entra. Así que tienes que dejar cosas en casa, o tienes que darle vueltas a cada bulto hasta que todo queda sin quitarte la visibilidad ni suponga un riesgo de golpearte la cabeza.

En el caso de las organizaciones públicas el equipaje es la cultura y el conocimiento de la organización. Hay una parte del bagaje organizativo que no va a entrar en este nuevo viaje (como las compulsas). Hay otros que directamente tendrás que ubicarlos o recolocarlos. Cuando llegues, vas a poder disfrutar mucho de ellos, pero posiblemente, para transportarlos tendrás que ponerlos donde menos te piensas, o desinflarlos. La cuestión es que no debería ni impedirte ver lo que pasa, ni darte en la cabeza cuando menos te lo esperas.

Descansa cuando toque.

Un largo viaje en coche es algo más arriesgado de lo que parece. El cansancio es algo que no se nota siempre, así que es mejor para cuando te toca que esperar a que sea muy tarde. Tráfico dice cada 2 horas o 200 kilómetros.

En el caso de los proyectos tecnológicos y las organizaciones, la situación es similar. Aunque no lo parezca, someter a una organización al continuo estrés de proyectos de cambio como estos, tiene un coste energético. La gente, incluso cuando sale bien, se cansa, tiene que armonizarlo con su trabajo normal, asimilar lo que ha aprendido. Evidentemente, la prisa de la ley es (supuestamente) grande, pero no por correr más llegamos antes. Cuando acabes uno (o una etapa), toma aire, recapitula y piensa como ir a mejor.

Respeta a otros conductores y al sentido común.

Aunque te sepas las normas (todas) y tengas suficiente frescura para tomar decisiones conforme a ellas. Por encima de eso, está el sentido común y la cortesía con otros conductores.

Conducir, como gestionar cambios, es una tarea en la que la planificación corresponde a una esfera, pero la toma de decisiones llega mucho más lejos. Uno no planifica cuando va a ceder el adelantamiento al conductor que viene muy pegado detrás. Simplemente valora la circunstancia y estima que es más seguro dejarle pasar. En el caso de un cambio, ocurre lo mismo, a parte del plan, gestionar a las personas, los apoyos políticos, proveedores o partners son cosas que se salen del plan inicial pero que hay que decidir.

Como norma general, en los proyectos, como en la carretera, cuanto más seguros estemos cada uno de nosotros, más seguros estaremos todos.

Y con esto es posible que tengáis un buen viaje y un buen proyecto de Administración electrónica. Pero, en todo caso, pasad unas buenas vacaciones.