El mapa de las herramientas de eGobierno

Hace unas semanas os hablé de cómo hacer un cuadrante de herramientas de eGobierno. La idea era ayudar a ubicar qué tipo de tecnologías se pueden emplear al servicio de las AAPP y qué implicaciones tienen. Ahora bien, ese cuadrante era simplemente nos sirve como un sistema de referencias. Para poder darle todo su recorrido nos toca ubicar las herramientas en el mapa. La cuestión es, en términos generales, establecer una clasificación para que se pueda elegir por dónde avanzar según el proyecto transformador que es el eGobierno.

Mapa de California (como isla) que ilustra el artículo sobre las herramientas de eGobierno
Mapa algo más complejo de California cuando creían que era una isla. Fuente

Recordando lo básico: el cuadrante de eGobierno.

Lo primero es poner un poco de contexto por si os perdisteis el artículo original. A partir del modelo del Cuadrante Mágico de Gartner, adapté las dimensiones al reto de lo público.

En el eje horizontal, tenemos la versatilidad de la herramienta. Esta cualidad significa la capacidad de adaptación a diferentes casos de uso. Una herramienta muy versátil tendrá un gran potencial de aplicación en la organización, pero esto tendrá sus retos. El principal desafío o coste de la versatilidad es la necesidad de crear la adaptación sobre la marcha. Cuando algo es muy versátil suele ser necesario, como mínimo, un alto número de configuraciones para poder adaptarse a cada caso. Por ejemplo, un gestor de expedientes es altamente adaptable, pero hay que configurar las reglas específicas de tramitación de cada sitio. Por otro lado, una herramienta de contratos tiene poca versatilidad (vale para contratos), pero su implementación y su estabilidad es mayor.

El segundo eje es el de la madurez. Hay tecnologías que están muy maduras y hay otras que, sin ser nuevas, no han encontrado una adaptación en las AAPP. La madurez reduce enormemente los problemas y adaptaciones que requiere una tecnología y, además, genera una comunidad y un conocimiento específico. Por ejemplo, una herramienta como el blockchain aplicado al sector público está poco madura (la usan pocas administraciones, en pocos casos) mientras que, por ejemplo, los bots conversacionales empiezan a tener una madure importante. Esto significa que ahora mismo, si buscas bots conversacionales encuentras casos de uso, proveedores, librerías, etc.

Al cuadrar esto tenemos cuatro tipos de herramientas:

  • Sectoriales
  • Especializadas
  • Mainstream
  • Innovadoras.

Herramientas sectoriales: aprendiendo desde la especialización

Las herramientas sectoriales son aquellas que tienen poca versatilidad y una madurez un poco limitada. Esta madurez no es necesariamente fruto de la antigüedad, sino de la consolidación. Es decir, una herramienta puede estar llevando un montón de años circulando, pero por sus resultados o por la complejidad de la materia, aún no tienen una estandarización de qué deben hacer. En todo caso, esto hace que los casos en el sector público, al menos que se me ocurran, no son especialmente numerosos. A fin de cuentas, las administraciones suelen tener regulado su funcionamiento y, algo específico, está regulado y tiene menos desafíos de madurez. En todo caso, por aquí incluiría:

  • Portales de participación. Dentro de la variedad de enfoques, modelos y soluciones, y con algunos estándares creciendo, no acabamos de encontrar plataformas de participación que estén dando un resultado rotundo e indiscutible
  • Herramientas de voto electrónico
  • Herramientas de procesado de trámites poco maduros digitalmente. Aquí cuestiones como las herramientas relacionadas con la justicia digital, la salud pública.
  • Herramientas de rendición de cuentas. Hay varios enfoques sin estandarizar pero se aplican a un caso muy concreto.

Las herramientas sectoriales tienen un enorme potencial. De hecho, son posiblemente los retos más importantes del gobierno electrónico, precisamente porque esa “inmadurez” es resultado de la importancia y la dificultad de la gestión. En todo caso, te conviene buscar estas herramientas cuando:

  • Tienes un tema específico que resolver con un importante retorno social de inversión
  • Existe una cierta complejidad en su adaptación, incluso cuando las tecnologías existen
  • Tienes un conocimiento de negocio y una implicación lo bastante fuerte como para trabajar mucho sobre la herramienta.

Si no tienes estas tres condiciones, mejor pasa a otra opción.

Herramientas especializadas: la pareja perfecta

Una herramienta especializada tiene un entorno de aplicación muy definido, pero ya tiene una madurez relativamente alta. Al igual que decíamos en el caso anterior, esta madurez puede deberse a una integración exitosa y adaptada, o a una definición muy estrecha de qué puede y debe hacerse. En la lista de herramientas especializadas tenemos:

  • Plataformas de contratación. Sirven para lo que sirven y tienen unas funciones claras que se ejecutan eficazmente (entiéndase, funcionan) en muchas organizaciones.
  • Portales de transparencia. Los portales de transparencia están en el mismo caso, después de 5 años de su universalización hay una idea bastante estándar sobre qué deben hacer estos portales.
  • Portales de datos. Al igual que en el caso anterior, hablamos de una tecnología bastante asentada, aunque con una mayor “versatilidad” que los portales de transparencia, así que andará más cerca del mainstream.
  • Smart cities. Aunque en un constante cambio fruto de la evolución tecnológica, el 5G y el IoT, la capacidad de la industria de generar aplicaciones concretas se lleva por delante la posible falta de casos para madurar. Hay que considerar que, al igual que los portales de datos, hablamos de una cierta versatilidad.
  • Gestores de factura electrónica
  • Sistemas de Información Geográfica

Las herramientas especializadas las usarás cuando:

  • Exista una obligación, exigencia o recomendación específica
  • No tengas un entorno muy específico o diferenciado de aplicación que permita aprovechar experiencias y casos
  • Estés en un aspecto importante de la gestión de negocio que justifique la inversión o el gasto

Las Herramientas mainstream: lo que todos necesitan pero con mucho que hacer

Las soluciones mainstream son aquellas que tienen una gran versatilidad y, a la vez, un grado de madurez avanzado. Mientras que en el caso sectorial parte muy importante de la madurez se debe a la definición exacta de cómo tiene que funcionar una herramienta técnica y funcionalmente, en el caso de las herramientas mainstream se debe, sobre todo, a una consolidación de estándares y presencia en el mercado. Casi que si pensamos en eGobierno y eAdministración son las herramientas que nos salen:

  • Gestores de expedientes. Hay cientos, bastante consolidados y activos, pero requieren adaptación a cada caso. Hay expedientes de casi todo, como es lógico en un país de derecho público.
  • Sedes electrónicas. Hace pareja con el anterior.
  • Portales web públicos y gestores de contenido
  • Herramientas de firma e identificación digital.
  • Redes sociales
  • Notificaciones telemáticas

Recurriremos o pivotaremos en herramientas mainstream cuando:

  • Hablamos de áreas fundamentales de negocio de la organización. Puedes usar un gestor de expediente o de firmas un poco flojo, pero esto solo es concebible en administraciones que no hagan de este su elemento básico de trabajo (por ejemplo, las Universidades)
  • La capacidad de adaptación al negocio es importante. La herramienta tiene que respetar las peculiaridades de cada caso.
  • Tienes medios para invertir y no puedes permitirte errores importantes en la implantación.

Herramientas innovadoras: el motor del cambio y el vértigo.

El último caso es el de las herramientas innovadoras, en las que no hay ni madurez ni una adaptación específica. Ante este contexto podríamos decir que poco podemos esperar, pero es precisamente esta indeterminación la que permite buscar respuestas nuevas (no siempre exitosas, eso si) a los problemas de la organización. Entre estos casos tenemos:

  • Blockchain. Una tecnología con bastante potencial pero que aún no acaba de encontrar un encaje generalizado en lo público más allá de unas pocas experiencias más o menos prometedoras
  • Herramientas de IA y Big Data: igual que en el caso anterior, aunque hay casos de mucho éxito y muy interesantes, no hay una generalización o uso más o menos estandarizado quitando aplicaciones como la IA
  • Apps y PWA. Son tecnologías que aunque en el caso de las primeras se han usado mucho, no acaban de tener un encaje claro, como muestra la estrategia digital de las AAPP.

Estos son unos pocos ejemplos en un mundo tan volátil como el que tenemos. ¿Cuándo vale la pena probar?

  • Tratas de buscar un enfoque o solución a un problema que no has podido resolver de otra manera
  • Buscas nuevas vías de acción que no has tratado anteriormente y que no ves disponibles en el mercado
  • Tienes tiempo, energía y capacidad de exploración (y paciencia) de ir ensayando cosas.
Herramientas de eGobierno en un cuadrante

El manejo del mapa.

En términos generales, una organización maneja el mapa con dos niveles de variación. En primer lugar, fijará la estrategia digital articulando sus proyectos según sus necesidades y posibilidades entre estos cuatro niveles. Hay etapas que son muy de madurez y optaremos por la parte superior, y hay otras veces que estamos explorando más y tiraremos por la inferior. Hay ocasiones en las que queremos hacer todo a nuestra manera (parte derecha) y otras en las que nos conviene que nos lo den hecho (la izquierda).

En todo caso, es algo muy provisional, si se te ocurren temas o ideas, o no estás de acuerdo, dímelo. La idea es hacer algo útil para todas las personas implicadas en el eGobierno.

Por otro lado, dentro de cada herramienta y su importancia, como he dicho, se tirará a opciones diferentes. Por ejemplo, un municipio pequeño posiblemente necesite una sede electrónica mucho menos versátil que un ministerio y, por lo tanto, buscará soluciones más “especializadas”. Este es el próximo paso de nuestro mapa: clasificar soluciones por estos mismos ejes, pero eso es otra historia.

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