La COVID nos ha dejado grandes enseñanzas. La proliferación de datos, plataformas y webs analíticas ha ayudado a la ciudadanía (o quiero pensar que como mínimo una parte de ella) a familiarizarse con plataformas de análisis de datos. Y estos datos sobre hospitalizaciones, número de pruebas diagnósticas y otros aspectos, se han compartido a menudo desde los portales de datos abiertos. Por fin hemos conectado necesidad/interés con la oferta de nuestros portales, a pesar que esta correlación entre lo que la sociedad necesita y los datos que la administración libera, no es directa.
No siempre estamos abriendo los datos que la sociedad necesita. La apertura de datos nos ofrece una oportunidad única de retornar a la sociedad un activo (los datos) que han de generar valor social (como el que estan generando en el caso de la COVID), ayudar a la reactivación económica impulsando la creación de negocio basado en datos reales del entorno o recuperar la confianza perdida de la ciudadania permitiendo la fiscalización de la res publica.
Las ventajas para la sociedad, la economía y para la propia administración de virar hacia una cultura basa en datos es incuestionable. En este sentido recomiendo la lectura de «Apertura de Datos: 10 apuntes clave sobre el valor de los datos abiertos«.
Pero también veo con indignación que hay otros aspectos, especialmente vinculados a la prestación de servicios a la ciudadanía, en los que la COVID nos ha confrontado con una dura realidad. Las imágenes de cientos de ciudadanos haciendo cola en las administraciones, las quejas para conseguir cita previa, los problemas con los portales de tramitación y con la renovación de certificados o la burocracia excesiva pidiendo a los ciudadanos documentos a los que en realidad podemos acceder han sido, entre otros, el abono perfecto para el desencanto social con las AAPP y para la aparición de mafias que comercian con la cita previa y la necesidad ajena. Estas imágenes nos han mostrado una cara de nuestra administración tan real como difícil de encajar para los que nos dedicamos a lo público y visualiza otro déficit tan común como profundo en nuestras administraciones: para dar respuesta a los retos sin precedentes que ha planteado la gestión de la COVID (como la simplificación de las ayudas a partir de la automatización) necesitamos de más datos que actualmente no son universales y no estan normalizados ni sistematizados.
Y es en este contexto que analizo cómo se está construyendo la cultura de datos en las AAPP. Identifico AAPP innovadoras, que han puesto la cultura de datos en el centro de su estrategia. Muchas de ellas han creado Oficinas del dato. Y esto he de confesar que me preocupa. Por un lado porque estas mismas AAPP a menudo construyen una cultura de datos como algo nuevo, separado de lo “antiguo” ya existente (entiéndase por “antiguo” la tramitación y la prestación de servicios). La cultura de datos, para que sea real, ha de formar parte del ADN de la organización y se ha de construir de forma progresiva, robusta desde el análisis de los procesos, los documentos y los datos. No hacerlo nos lleva a tener plataformas con miles de datos actualizados diariamente, pero en paralelo, ofrecer servicios anclados en el siglo pasado (¿No nos está pasando justamente esto con la COVID?).
Por otro lado, la creación de estructuras del dato, no es exportable a la mayoría de municipios españoles (el 84% tienen menos de 5.000 habitantes y estructuras con muchas limitaciones). Aumenta la distancia entre las AAPP con trincheras bien dotadas y los pequeños municipios con verdaderas guerrillas, pero sin abastecimiento adecuado ni personal preparado.
¿Cómo podemos solucionar esta situación? ¿Están condenados los pequeños municipios a vivir fuera de la cultura del dato por no poder crear estructuras que impulsen y persigan el cambio organizacional que se requiere? Para nada. La solución, a mi entender, pasa por trabajar en base a tres principios:
- Trabajar la cultura organizativa
- Incorporar métodos de trabajo sistemáticos para “pensar en clave de datos”
- Hacerlo de forma fácil
La cultura se come la estrategia para desayunar
Peter Drucker
Trabajar la cultura organizativa
Ni las obligaciones normativas ni las plataformas digitales serán suficientes para este cambio. En numerosos proyectos el principal problema para abrir los datos es que éstos se encuentran en fuentes que no están actualizadas con carácter histórico y los datos son incompletos o poco sistemáticos. Abrir datos por defecto requiere una corresponsabilidad de todos los trabajadores públicos de todos los estratos de la organización. Es necesario concienciar los servidores públicos de su impacto en la calidad de los datos y cómo su trabajo diario repercute en la construcción de una AAPP transparente.
Pongamos ejemplos concretos.
Los trabajadores públicos han de interiorizar que cuando, por no disponer del dato en ese momento, introducen en el sistema datos de terceros sin CIF o sin correo electrónico esto genera un déficit que se arrastra a lo largo de la cadena de valor del dato.
Cuando un trabajador público deja de actualizar datos (porque le supone invertir un tiempo que le parece no disponer) por ejemplo, en el registro de actividades del municipio, este registro deja de estar actualizado y impacta en terceros que lo consumen.
Incorporar métodos de trabajo sistemáticos para “pensar en clave de datos”
Para que forme parte del ADN de las organizaciones la gestión del dato se ha de incorporar en los procesos habituales de revisión/simplificación de procesos y diseño de servicios. Cuando digitalizamos un proceso hemos de incorporar de forma sistemática las preguntas clave que nos ayudan a identificar los metadatos estratégicos para la organización.
El impacto más palpable de no hacerlo es, por un lado, que se abren datos disponibles pero que no son realmente de interés para los diferentes agentes sociales, quedando los datos realmente interesantes dispersos “en otros sistemas”.
En la misma línea, proliferan en las organizaciones bases de datos departamentales o ficheros auxiliares para realizar el control de la actividad pública, que recogen multitud de datos no estandarizados. Esta coexistencia de sistemas corporativos con sistemas de gestión y control departamentales implica duplicar las tareas de mecanización de datos y relegar a los sistemas corporativos (a partir de los cuales se automatiza la publicación y envío de datos) a la condición de sistemas secundarios.
Hazlo de forma fácil
Las AAPP tenemos tendencia a la complejidad. Diseñamos metodologías que necesitan de cursos de formación de horas y de la lectura de extensos manuales y aprobamos ordenanzas de simplificación que son complejas en sí mismas. La complejo es hacerlo fácil. Hemos de ser capaces de explicar el método en 40 minutos, con terminología fácil y dirigida a la acción. Y hemos de ser capaces de plasmarlo en una imagen, de forma simple y directa.
No es este el contexto para extenderme, así que mostraré de forma gráfica ejemplos de cómo incorporar la visión de los datos en la simplificación diaria de los servicios.
¿Qué papel tienen las diputaciones en todo este escenario?
Las Diputaciones tienen el encargo legal de prestar soporte en administración electrónica a los municipios menores de 20.000 habitantes. Son administraciones con personal técnico cualificado que han de impulsar este cambio cultural necesario en las AAPP de menor tamaño, por un lado incorporando en las herramientas digitales sobre las que prestan servicios los instrumentos necesarios para la gobernanza de los datos y por otro construyendo de forma sistemática y homogénea modelos de datos comunes para todos los ayuntamientos menores, que permitan automatizar la publicación/reporte de datos entre administraciones, la obertura de datos de calidad y la publicación automática en los portales de transparencia.
Por otro lado, fruto de la asistencia municipal que prestan, las diputaciones tienen en sus sistemas de información una gran cantidad de datos. La sistematización, la definición de pautas y de conjuntos de datos desde una perspectiva provincial ayudadan sin duda a la construcción de una política de datos abiertos al alcance de todos los municipios.
Las diputaciones, como recoge el Manifiesto técnico en favor de un liderazgo provincial para afrontar la crisis del movimiento #Dipupower, han de ahondar de esta forma en la capacidad de respuesta e innovación. http://dipupower.org/
